اینکه از کارمندان بخواهیم کارهای مختلفی انجام بدهند و مسئولیت آنها را نیز به عهده بگیرند الزاما به معنی آشوب در کار نیست. در این مقاله بررسی می کنیم که چطور با این وجود محیط کار را آرام، شاد و کارا نگه داریم.
سوال: چگونه زمانی که تیم من کوچک است و همه با هم درگیر کارها و مسئولیت پذیری آنها هستیم، من میتوانم محیط کار را به یک محیط کاری با بهره وری بالا تبدیل کنم؟
اگر از 10 کارآفرین این سوال را بپرسید پاسخ آنها این خواهد بود: فشار بیاورید! تمرکز کنید! کارهای بیشتری انجام دهید! زنده بمانید!!
به همان اندازه که این کلمات ممکن است الهام بخش به نظر برسند، آنها به موفقیت نخواهند رسید! و میتواند دلیلی باشد که 50 درصد استارت آپ ها و کسب و کارهای نوپا در 5 سال شروع فعالیت خود شکست می خورند.
ایجاد کارآیی به معنی ایجاد یک زیرساخت است که می تواند به کسب و کار شما در شرایط مختلف کمک کند. همیشه شکست به معنی داشتن محصول بد و یا تیم بد نیست. گاهی همه چیز دارد خوب پیش میرود اما ناگهان خراب می شود: مانند سایتی که ترافیک زیادی می گیرد و از کار می افتد، و یا محصولی که تقاضای زیادی میگیرد و موجودی انبار کم می آید! یک ساندویچی در آمریکا به علت رده بندی به عنوان بهترین همرگر آمریکا، آنچنان شلوغ شد که مجبور به تعطیلی شد!
نمونه این مثالها همیشه دور و بر ما هستند، اما معمولا منبع مشکل همه آنها شبیه به هم است. هر کسب و کاری فارغ از ابعاد و سطح آن، نیاز به سیستم هایی دارد که بر اساس آن کارمندان بدون آنکه کاری یا چیزی را مخدوش کنند، سرعت بگیرند.
فرض کنید شرکتی دارید که شامل تنها دو کارمند تمام وقت و چند پیمانکار است و در همین زمان 3 قرارداد با شرکت های بزرگ می بندید. هیجان انگیز است و در عین حال ترسناک! آیا می شود این موقعیت را به خوبی مدیریت کرد به طوری که شرکت های طرف قرارداد راضی بوده و حتی قرارداد های خویش را تمدید کنند؟!
بله می شود. اما چگونه؟ یک سیستم “کنترل، قوانین، محدودیت و متعادل سازی”[1] از سطح کلان تا پایین ترین سطح کسب و کارمان ایجاد می کنیم. ممکن است کار زیاد و وقت گیری به نظر برسد اما کمی وقت اضافی برای برنامه ریزی گذاشتن می تواند مسیر را کوتاه تر کند.
برای رسیدن به بالاترین سطح کارایی در یک تیم کوچک، این 5 اصل را در نظر بگیرید:
- انتظارات را مشخص کنید
زمانی که تیم خود را می سازید، نیروهای استخدامی جدید لازم است بدانند که این شغل نیاز به کارهایی خارج از حیطه معمول تجربه و تخصص آنها نیز دارد. تیم هایی که پیشرفت می کنند هم راستا با ماموریت های بزرگتر هستند و به خوبی می دانند که چگونه مسئولیت پذیری های بیشتر به موفقیت آنها گره خورده است.
- از دیگران بیاموزید
مردم بیشتر از آنچه شما تصور می کنید دوست دارند خوبی ها را جبران کنند. کسی را پیدا کنید که شما را به خوبی درک کرده و موقعیت شما را بفهمد، یکی از مشکلاتتان را برایش توضیح دهید، و ببینید چه پیشنهادات خوبی دریافت خواهید کرد! اگر تنها روی یک مانع مشخص تمرکز کنید، احتمال زیاد پاسخ مشخصی را خواهید گرفت.
- مدیر پروژه مشخص کنید
هر جنبه از کسب و کار شما باید یک “مراقبت کننده[2]“ داشته باشد – کسی که مراقب است هیچ مهره ای از شطرنج کسب و کار شما از میدان بدر نخواهد شد. من به عنوان مثال برای بخش خدمات مشتریان شخصی متفاوت از بخش امور داخلی را تعیین می کنم و هر کدام از آنها نگاه کلانی از مسئولیت پذیری را حفظ می کنند. برای ایجاد سطح جدیدی از شفافیت امور و تقسیم بندی آنها از برنامه هایی همچون Asana و Slack استفاده کنید.
- هفتگی بررسی کنید
ابتدا و آخر هر هفته دور هم جمع شوید. در یک جلسه 30 دقیقه ای، مثلا روز های شنبه، برای هر یک از اعضا تیم، هدف های اصلی هفتگی را مشخص کنید. و پنج شنبه ها یکساعت اختصاص بدهید و آن اهداف را بررسی نمایید. به این ترتیب که اگر هدفی محقق نشده است وقت بگذارید و بحث و بررسی کنید که چرا آنگونه که باید نشده و راه حل بیابید.
- روزانه بررسی کنید
جلسات به خودی خود می توانند معضل بزرگی باشند. اما اگر شما روزانه 15 دقیقه برای بررسی کارها اختصاص بدهید، خیلی شبیه به جلسات نخواهند بود. در عوض، آنها مکالمات سریعی هستند که به جای تمرکز بر روی راه حل های تاکتیکی، درباره حمایت و مراقبت از کارمندان و کارهایشان خواهند بود. زمانیکه کارها سریع انجام می شوند، مهم است که مطمئن شوید تیم شما کارها را به نحو احسن انجام میدهند و بدانند که شما حامی آنها هستید.
به یاد داشته باشید، چند کاره بودن به معنی کارایی پایین نیست. اما در عین حال نیاز به شفافیت، برنامه ریزی و سیستم های پشتیبان دارد. درکوتاه مدت، این کارها کارکرد کسب و کار شما را ارتقاء می دهند و در بلند مدت، کمک می کنند که تشخیص بدهید در چه قسمت هایی نیاز به حمایت دارید تا بیشتر رشد کنید.
[1] Checks and balances
[2] keeper